De Uitdaging
Europcar Benelux beheert een grote vloot voertuigen verspreid over ruim twintig locaties in Nederland, België en Luxemburg.
Het onderhoudsproces verliep echter grotendeels handmatig: lokale managers schakelden zelf garages in, waarna goedkeuringen via mail of telefoon werden afgehandeld.
Deze werkwijze zorgde voor gebrek aan overzicht, vertragingen en foutgevoeligheid. De onderhoudsafdeling in Brussel moest bovendien telkens meerdere systemen raadplegen om inzicht te krijgen in de onderhoudshistorie van een voertuig. Een inefficiënt en tijdrovend proces.
De Oplossing
ZAEL ontwikkelde en implementeerde een geautomatiseerd onderhoudsproces dat het volledige traject - van aanvraag tot goedkeuring - digitaliseert en stroomlijnt.
- Digitale intake:
Locatiemanagers vullen nu een eenvoudig digitaal formulier in met kenteken, onderhoudsreden en aanvullende details.
- Directe integratie met het CRM:
Het formulier koppelt automatisch met Europcar’s interne CRM-systeem, waardoor voertuigdata zoals kilometerstand en onderhoudshistorie direct worden opgehaald.
- Snelle goedkeuring:
De onderhoudsafdeling in Brussel ontvangt automatisch een notificatie en kan met één klik de aanvraag goed- of afkeuren.
Bij goedkeuring wordt direct een professioneel PDF-document gegenereerd met de goedgekeurde werkzaamheden en een uniek akkoordnummer.
- Datagedreven inzicht: Alle aanvragen en beslissingen worden centraal opgeslagen, waardoor een waardevolle dataset ontstaat voor toekomstige rapportages en kostenanalyses.
Het Resultaat
✅ Tientallen uren tijdswinst per week dankzij geautomatiseerde workflows
✅ Volledige transparantie en controle over alle onderhoudsaanvragen
✅ Consistente werkwijze in alle vijftien vestigingen
✅ Betere samenwerking tussen managers, garages en de onderhoudsafdeling
✅ Basis voor datagedreven besluitvorming en procesoptimalisatie
Samenvatting
Wat begon als een handmatig en versnipperd proces is bij Europcar Benelux getransformeerd tot een gestroomlijnde, datagedreven workflow. De oplossing combineert eenvoud voor de gebruiker met slimme automatisering achter de schermen; een typisch voorbeeld van hoe ZAEL organisaties helpt om slimmer, sneller en efficiënter te werken.
Moet ik bestaande systemen vervangen om met jullie oplossingen te werken?
Nee, dat hoeft niet. We integreren AI en automatisering met je bestaande tools zodat je systemen slimmer en future proof worden zonder alles te vervangen.
Wat kan ik verwachten van een adviesgesprek?
In 30 minuten bespreken we je doelen, uitdagingen en tijdrovende taken. Je krijgt direct inzicht in mogelijke AI-oplossingen, inclusief kosten en doorlooptijd.
Hoe weet ik of mijn bedrijf klaar is om AI en automatisering in te zetten?
Wanneer je team veel tijd verliest aan herhalend werk of verspreide data, is het tijd voor automatisering. We starten klein en uitbreidbaar zodat je snel resultaat ziet.
Zijn jullie oplossingen ook geschikt voor kleine bedrijven of alleen voor grote organisaties?
Onze oplossingen zijn schaalbaar en geschikt voor elk formaat bedrijf. Of je nu een start-up bent of een grote organisatie, AI bespaart tijd, verlaagt kosten en verhoogt productiviteit.
Moet ik bestaande systemen vervangen om met jullie oplossingen te werken?
Nee, dat hoeft niet. We integreren AI en automatisering met je bestaande tools zodat je systemen slimmer en future proof worden zonder alles te vervangen.
Wat kan ik verwachten van een adviesgesprek?
In 30 minuten bespreken we je doelen, uitdagingen en tijdrovende taken. Je krijgt direct inzicht in mogelijke AI-oplossingen, inclusief kosten en doorlooptijd.
Hoe weet ik of mijn bedrijf klaar is om AI en automatisering in te zetten?
Wanneer je team veel tijd verliest aan herhalend werk of verspreide data, is het tijd voor automatisering. We starten klein en uitbreidbaar zodat je snel resultaat ziet.
Zijn jullie oplossingen ook geschikt voor kleine bedrijven of alleen voor grote organisaties?
Onze oplossingen zijn schaalbaar en geschikt voor elk formaat bedrijf. Of je nu een start-up bent of een grote organisatie, AI bespaart tijd, verlaagt kosten en verhoogt productiviteit.
Moet ik bestaande systemen vervangen om met jullie oplossingen te werken?
Nee, dat hoeft niet. We integreren AI en automatisering met je bestaande tools zodat je systemen slimmer en future proof worden zonder alles te vervangen.
Wat kan ik verwachten van een adviesgesprek?
In 30 minuten bespreken we je doelen, uitdagingen en tijdrovende taken. Je krijgt direct inzicht in mogelijke AI-oplossingen, inclusief kosten en doorlooptijd.
Hoe weet ik of mijn bedrijf klaar is om AI en automatisering in te zetten?
Wanneer je team veel tijd verliest aan herhalend werk of verspreide data, is het tijd voor automatisering. We starten klein en uitbreidbaar zodat je snel resultaat ziet.
Zijn jullie oplossingen ook geschikt voor kleine bedrijven of alleen voor grote organisaties?
Onze oplossingen zijn schaalbaar en geschikt voor elk formaat bedrijf. Of je nu een start-up bent of een grote organisatie, AI bespaart tijd, verlaagt kosten en verhoogt productiviteit.
